Các bài viết

8 phẩm chất của nhà quản lý hiện đại

8 PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ HIỆN ĐẠI

TS. Vũ Thế Dũng
Đại Học Bách Khoa Tp. HCM

Hội nhập kinh tế quốc tế đặt ra nhiều thách thức cho các quốc gia. Trong đó việc xây dựng một đội ngũ các nhà quản lý hiện đại có tầm vóc quốc tế là một yêu cầu cực kỳ quan trọng. Các doanh nhân có tầm hoạt động trên phạm vi toàn cầu là nền tảng cốt lõi của các doanh nghiệp toàn cầu. Câu hỏi đặt ra: Những phẩm chất/ kỹ năng nào cần có ở một nhà quản lý hiện đại?

Đầu tiên là kỹ năng quản lý. Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp, và tổ chức công việc cá nhân. Hoạch định là quá trình thiết lập các mục tiêu, xây dựng các chiến lược và kế hoạch để thực hiện các mục tiêu. Trong quá trình này nhà quản lý phải dự kiến được các khó khăn, trở ngại, những biến động của môi trường kinh doanh và có những kế hoạch dự phòng. Hoạch định có xa và gần. Xa là tầm nhìn về con đường phát triển của bản thân và doanh nghiệp trong dài hạn với câu hỏi chính: “Doanh nghiệp trong 5, 10, và 20 năm tới sẽ như thế nào?” – câu hỏi loại này rất quan trọng, nó quyết định tương lai của cá nhân và doanh nghiệp. Câu hỏi loại này đòi hỏi các kiến thức rất tổng hợp và đa dạng. Xu thế toàn cầu hóa có ảnh hưởng rất mạnh đến câu hỏi này. Chúng ta không còn có thể giới hạn câu trả lời về tương lai của doanh nghiệp mình trong phạm vi một ngành và một quốc gia, mà đã đến lúc phải định vị tương lai mình trong bối cảnh cạnh tranh và hợp tác toàn cầu. Lúc này sẽ không có chỗ cho “giường chiếu hẹp” với những “giấc mơ con” . Hoạch định gần là những kế hoạch ngắn hạn như từng tháng, quí, hay năm. Khảo sát gần đây của chúng tôi trên 200 doanh nghiệp thuộc 4 ngành tại Tp.HCM và HN cho thấy hầu hết đều có lập kế hoạch kinh doanh (KHKD) như một công cụ hoạch định. Nhưng điều đáng buồn là phần lớn chỉ là hình thức, KHKD bị quên lãng ngay sau khi viết và do vậy chẳng phát huy tác dụng. Lúc này chính là vai trò của tổ chức và điều hành. Kỹ năng này bao gồm phân bổ công việc, tài nguyên, nhân sự, và phối hợp thực hiện giữa các cá nhân, các nhóm, và các tổ chức. Một kế hoạch hay sẽ vô nghĩa nếu nó không được tổ chức thực hiện nghiêm túc và hiệu quả. Tuy nhiên công việc chung sẽ không thể tổ chức tốt nếu các công việc cá nhân không được tổ chức hiệu quả. Nhà quản lý hiện đại phải là người tổ chức tốt công việc và thời gian của chính mình. Cần phân bổ hợp lý các nguồn lực cá nhân cho các công việc sự vụ hàng ngày, đầu tư phát triển (học tập, nghiên cứu), thư giãn, gia đình và xã hội. Sự mất cân đối trong bố trí nguồn lực cá nhân sẽ làm giảm hiệu năng của nhà quản lý. Tương tự như một tổ chức, mỗi cá nhân cũng phải đặt cho mình câu hỏi về tương lại và có kế hoạch cụ thể cho tương lai đó.

Kỹ năng lãnh đạo là phẩm chất thứ hai. Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách, và chấp nhận thay đổi. Họ phải biết động viên nhân viên của mình bằng cách tạo ra môi trường làm việc tốt (thu nhập, sự hứng thú làm việc, các thử thách, sự an toàn trong công việc, các thăng tiến...), phải đưa ra các nhận xét (khen và phê bình) chính xác trên một tinh thần xây dựng. Khen và phê bình đúng lúc và đúng liều lượng có tác dụng động viên rất cao. Trên thực tế rất nhiều nhà quản lý không biết cách khen ngợi hay phê bình vì không vượt qua được bản thân hay để cho cảm tình cá nhân xen vào công việc. Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển, và phân quyền cho nhân viên cũng là các kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo. Nhà lãnh đạo giỏi phải có các cộng sự giỏi để biến các kế hoạch của họ thành hiện thực.

Phẩm chất thứ ba là kỹ năng về ứng xử và giao tiếp. Kỹ năng này đòi hỏi sự tinh tế, linh hoạt và kiến thức cũng như kinh nghiệm xã hội của nhà quản lý. Mục tiêu của kỹ năng này là nâng cao sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau trên cơ sở nhận diện và công nhận các giá trị và nhu cầu của các đối tượng giao tiếp. Công nhận và chia sẽ các giá trị và thành tựu của người khác hoàn toàn không phải là việc đơn giản dù giá trị đó là của cấp dưới hay đồng nghiệp, hoặc cấp trên. Đây là cơ sở quan trọng trọng của giao tiếp, xử lý mâu thuẫn, và thương lượng.

Phẩm chất thứ tư là kỹ năng truyền thông. Gửi và nhận thông tin rõ ràng, chính xác, đầy đủ, và hiệu quả là yêu cầu của kỹ năng này. Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về thông báo, nói, nghe, và viết. Nhà quản lý phải có khả năng thông báo cho các cộng sự các sự kiện, quyết định, thay đổi một cách hiệu quả. Kỹ năng nói, thuyết phục và trình bày hiện nay được coi là kỹ năng truyền thông quan trọng bậc nhất của một nhà quản lý. Có ý tưởng nhưng không thuyết phục được người khác tin và làm theo thì chắc chắn sẽ thất bại. Mô hình các nhà quản lý “lẳng lặng mà làm” không còn chỗ đứng trong kinh doanh quốc tế. Cần ghi nhớ “im lặng là vàng nhưng lời nói đúng lúc là kim cương”. Hiện nay vai trò của tiếng Anh là không thể phủ nhận. Các nhà quản lý quốc tế phải là người sử dụng cực kỳ thành thạo tiếng Anh trong giao tiếp truyền thông. Một yếu điểm mà nhiều nhà quản lý hay mắc phải là không biết lắng nghe. Nghe và chấp nhận sự khác biệt là yếu tố quan trọng của phát triển. Nói khó, nghe khó, nhưng viết còn khó hơn nữa. Viết cho đúng, thể hiện rõ ý tưởng, và thuyết phục được người đọc là kỹ năng cần luyện tập thường xuyên. Bên cạnh việc truyền truyền thông trong nội bổ doanh nghiệp, các nhà quản lý còn cần luyện tập các kỹ năng truyền thông công cộng như diễn thuyết, trả lời phỏng vấn, viết báo. Các công cụ máy móc, phần mềm hỗ trợ truyền thông có rất nhiều và rất tiện dụng. Các nhà quản lý cần học cách tối ưu hóa các hỗ trợ này.

Thứ năm là kỹ năng thích nghi nhanh với các thay đổi. Môi trường kinh doanh, chính trị, xã hội, và tự nhiên thay đổi hết sức nhanh chóng đòi hỏi nhà quản lý phải nhanh chóng thay đổi và thích nghi để tồn tại và phát triển. Để không bị động trước những thay đổi nhà quản lý cần có khả năng dự báo trước những thay đổi để có kế hoạch thích nghi cho mình và doanh nghiệp. Xử lý căng thẳng (stress), xây dựng lòng tự tin và tự chấp nhận, năng lực làm việc độc lập trong những môi trường đa dạng và nhiều thử thách, và tính linh hoạt là những yêu cầu cơ bản của nội dung này. Chơi thường xuyên một môn thể thao là một phương pháp rất tốt để giảm căng thẳng, tăng tiếp xúc xã hội, và bảo vệ sức khoẻ. Một ý chí mạnh mẽ, linh hoạt phải đi kèm với một cơ thể mạnh khỏe. Bên cạnh đó một một kế hoạch quản lý thời gian và công việc hiệu quả cũng như một gia đình hạnh phúc là những cơ sở quan trọng để tăng cường năng lực thích nghi, tăng tự tin và giảm căng thẳng.

Thứ sáu là kỹ năng tự động viên. Tự động viên là một kỹ năng rất cần thiết để luôn có tinh thần lạc quan và có cái nhìn tích cực đối với công việc của mình. Đừng chờ sự công nhận và động viên từ người khác, chính chúng ta phải là người đầu tiên nhìn thấy những điểm mạnh, những đóng góp, những thành công của mình dù đó là những thành công nhỏ nhất. Đôi khi thước đo quan trọng nhất chính là so với chính mình, mình đã làm tốt hết mức của mình chưa, mình đã thực lòng với mọi người chưa? Nếu câu trả lời là có, chúng ta có thể tự tin và đi tiếp con đường của mình. Đúng, sai, thị phi nhiều khi rất khó phân biệt nếu chúng ta chỉ sử dụng các thang đo – tiêu chuẩn của xã hội (người ngoài). Nhà quản lý trưởng thành là người kết hợp thang đo của chính mình với thang đo của xã hội để có cái nhìn toàn diện. Lúc này đặt ra các tiêu chuẩn làm việc, các thang đo cho thành công cá nhân là những công việc làm làm. Nhà quản lý thành đạt luôn là người có những tiêu chuẩn caoo và quyết tâm theo đuổi chúng, nhưng nếu chưa đạt được thì cũng không bi quan.

Kiến thức chuyên môn/ nghề nghiệp là phẩm chất thứ bảy. Có hai khối kiến thức mà mỗi nhà quản lý cần phải có. Một là kiến thức/ kỹ năng chuyên môn cụ thể về nghề nghiệp. Hai là kiến thức tổng quát về doanh nghiệp, ngành, các hoạt động liên quan, kiến thức về môi trường kinh doanh, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội, các kiến thức về môi trường kinh doanh quốc tế và các xu hướng phát triển chủ đạo. Cần lưu ý, kiến thức là khái niệm động, nó luôn thay đổi do đó nhà quản lý phải liên tục cập nhật và chủ động trong tích lũy kiến thức. “Học tập suốt đời” đã trở thành một phẩm chất quan trọng của mỗi nhà quản lý. Học tập không nhất thiết từ nhà trường mà có thể từ tất cả mọi nơi như tự học, học từ bạn bè, học từ kinh nghiệm, học từ các khóa huấn luyện ngắn hạn...Hiện nay văn hóa học tập trong các doanh nghiệp và doanh nhân ở Việt Nam ta chưa mạnh. Một số thì thiên về khoa cử bằng cấp, một số lớn khác thì chạy theo sự vụ hàng ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức.

Phẩm chất cuối cùng là kỹ năng xử lý thông tin và năng lực tư duy. Tiếp nhận và xử lý thông tin một cách hiệu quả để có thể đưa ra những quyết định chính xác là mục tiêu của phẩm chất này. Có bốn thành phần chính. Đầu tiên là kỹ năng phân tích vấn đề và ra quyết định. Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân và xử lý các thông tin để đưa ra giải pháp chính xác trong thời gian ngắn nhất. Thứ hai là kỹ năng phân tích tài chính và định lượng. Các nhà quản lý phải có thể làm việc với các con số tài chính và có khả năng phân tích các con số này để phụ vụ quá trình quản lý. Kế đến nhà quản lý phải có khả năng phát triể và sáng tạo các phương pháp giải quyết vấn đề mới cho chính mình và doanh nghiệp. Sáng tạo là phẩm chất quan trọng, nhưng nó không tự nhiên đến mà là kết quả của một quá trình học hỏi, quan sát, và tư duy liên tục. Thứ tư là khả năng xử lý các chi tiết. Thông tin rất nhiều và đa dạng, để xử lý hiệu quả nhà quản lý phải biết chọn lọc các thông tin quan trọng, giữ được các khuynh hướng chính nhưng không mất đi các chi tiết cần thiết, cân đối giữa toàn cục và thành tố.

Cuối cùng, cơ hội cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp, và quốc gia đang mở rộng. Những nhà quản lý tài ba với sẽ là nền tảng quan trọng để Việt Nam cất cánh.


BÀI VIẾT NÀY ĐÃ ĐĂNG TRÊN TUỔI TRẺ CHỦ NHẬT SỐ 50-03, NGÀY 21-12-2003

http://203.162.168.163/svvn/default.aspx?tabid=200&ItemID=389

Nguồn: Vũ Thế Dũng – TTCN